片づけられない人に試してほしい、デスクを整理する方法!!
2016/02/21
昔からデスクが汚い人は仕事ができないと考えられてきました。
しかし、最近では『歴代の天才たちのデスクは散らかっていた』や『デスクが汚いから仕事ができないは間違えだ』とも言われています。
このような発言は、デスクが整理できないことを正当化しているだけのように思えます。
歴代の天才たちはデスクが汚かったから成功したのではなく、成功したけどデスクが汚かったのです。
むしろ、あなたの周りにいる仕事がデキる人は、デスクがいつも片付いているのではないでしょうか？
自分の『デスクを片付けられない』という癖から目を背けてはいけません。
デスクが片づけられない原因やデメリット、改善方法を紹介していきます。
ぜひ、参考にしてみてください。
デスクが片づけられない原因
デスクを片付けている暇もない
デスクを片付けられない理由の1番目に挙がるのは、『デスクを片付けている時間がない』ではないでしょうか？
一つの仕事を終えると、すぐに次の仕事に取り掛からなければならないという人は多いと思います。
また、複数の仕事を同時進行している人は、なかなかデスクを整理する時間を作れません。
デスクが散らかっている人は、忙しいから散らかっている場合が多いです。
デスクが散らかっていた状態でも、仕事を上手くこなせているのなら、片づける必要がないかもしれません。
しかし、仕事をしている間に、物を探している時間が発生するのなら、それは仕事を上手くこなせているとは言えません。
物と時間の管理ができて初めて、仕事がこなせていると言えるでしょう。
散らかるのがわかっているから整理しない
デスクが汚い人には、完ぺき主義の人が多いようです。
完ぺき主義の考え方には
- すべてを思い通りにコントロールしたい。
- 思い通りにできないなら最初からやらない。
の2つがあるようです。
デスクが汚い完璧主義者は、いつかデスクは汚れるのだから最初から片づけなければ良い。と、考えているのです。
デスクが汚かった偉人が多いのは、完ぺき主義のこの考え方があるからかもしれません。
しかし、一度片づけてしまえば、綺麗な状態が続くのもこのタイプの人です。
完ぺき主義の人は、思い切ってデスクを自分流にカスタマイズしてしまうのが良いかもしれません。
ストレスが溜まっている
人は、疲れやストレスが溜まると片づけができないと言われています。
モチベーションの低い状態は、『今度片づければいいや』という考えにさせ、机が汚くなっていく原因になってしまいます。
机を綺麗に保っていられるのは、心や時間に余裕があるからというイメージも強いでしょう。
しかし、物がすぐに見つからなかったり、汚いデスクで仕事をしているだけで、ストレスは溜まるものです。
この悪循環にはまってしまうとなかなか抜け出せません。
モチベーションが上がらず仕事に集中できない時こそ、掃除や片づけをしてみてください。
掃除や片づけはストレス解消になりますし、心理的にも良いと言われています。
- デスクを綺麗に整理することで、心も整理される。
- デスクが綺麗な状態でいると、リラックスして仕事ができる。
- いつか片づけなきゃという気持ちがなくなり、気持ちが晴れる。
- 綺麗になった時に、達成感を得ることができる。
ストレスが溜まっていると感じた時には、無理して仕事をせず、気分転換に片づけをしてみるのも良いかもしれません。
取捨選択ができないため
物を片づけられない人に多いのが、取捨選択ができない人です。
こういう人は片付けを始めるときに、『もったいなくて、捨てられない』『まだ使うかもしれない』と思い、なかなか物を捨てられません。
必要でない物を捨てるというのは片付けの基本です。
スペースは限られていますので、これができない人はいつまでたってもデスクを綺麗にすることはできません。
片づけをする時には、そこにある物を『必要なもの』と『不要なもの』に分けて整理します。
しかし、取捨選択のできない人はほとんどの物を『必要なもの』の方に入れてしまいます。
このような優柔不断な人は、『必要かわからないもの』という選択肢を作り3つに分けてください。
捨てるかどうかを片づけをしようと思った時に、無理に決める必要はありません。
捨ててしまってから、必要になったら、それこそ困ります。
なので、必要か判断に困るものはその場に残しておき、一カ月経って必要にならなかったのであれば捨ててください。
私物が多い
フィギュアやキャラクター、アイドルのグッズなど、私物をデスクにたくさん置いている人は多いと思います。
こういった私物は、一時の気分で置いてしまうことが多いです。
この私物をデスクに置いた理由は、なんだったのか思い出してみてください。
たいていは、モチベーション維持のために置いた物ではないでしょうか？
それが今はあるのが当たり前になり、ホコリをかぶっていても何も感じない邪魔な物になっていませんか？
こうなってしまうと、なんとなく捨てられず、家に持ち帰る気にもなれません。
どうしても私物を減らせない人は、定期的に模様替えをするようにしましょう。
私物を最初に置いた時の気持ちも思い出せ、気持ちの切り替えにつなげることができます。
もともと好きで置いたものですから、模様替えはモチベーションを上げることにつながるはずです。
デスクが汚いデメリット
探す時間が必ず出てくる
終わった仕事に関係する書類やファイルを片付けずに次の仕事に取り掛かってしまうことはよくあります。
しかし、こんなことを繰り返していれば、デスクの大きさは限られていますから、いつかは片づけなければならない時が来ます。
仕事が終わる度に片づける人でも、複数の仕事が終わってから一気にまとめて片づける人でも、デスクを片づける時間は絶対に必要だということです。
しかし、その度に片づける人には無く、まとめて片づける人には絶対に必要になってしまう時間があります。
それは、物を探す時間です。
世の中には、整理整頓の本が何冊も出ていますが、たいていの本で言われているのは、
『物を探している時間が1番無駄』だということです。
年間、ビジネスマンが物を探している時間は100時間を超えるとも言われています。
もし、あなたにまだ物を探す時間があるのなら、デスクをまめに片付けることで、今よりも仕事の効率上げることができます。
信用を失う
一般的にデスクが汚い人は、仕事ができないというイメージがあります。
あなたに、同じ仕事量を同じ時間でこなせる部下が2人いたとします。
1人の部下のデスクはいつも綺麗に整頓されていて、
もう1人の部下のデスクは書類が山積みになり、私物ばかり置いてあります。
あなたは、どちらの部下に仕事を任せたいですか?
2人の差は、デスクの綺麗さだけです。
デスクが汚い部下に仕事を任せたら、期日に間に合わせてくれるのか、しっかり仕事をしてくれるのか、不安になるのはではないでしょうか。
当然、デスクが綺麗な部下に仕事を任せます。
こう考えると、デスクが汚いだけで、任せてもらえる仕事が減ったり、出世のチャンスも減ってしまいそうだと思いませんか?
あなたにまだ上司からの信頼がないのなら、デスクを綺麗に保つことで信頼を勝ち取ることができるかもしれません。
自分に余裕がなくなる
長年同じ仕事をしている人達は、仕事を期日に間に合わせる技術を持っています。
それは、今までの経験から、どのくらいで仕事を終わらせることができるか、計算する力です。
しかし、デスクが汚いと、せっかくこの技術があっても、上手く時間を計算することができません。
物を探す時間や複数の業務の把握しきれなくなるなどのイレギュラーから計算が狂ってしまう為です。
こうなると、計算通りに仕事ができなくなり、どんどん自分に余裕がなくなってきます。
たとえ、イレギュラーが起こっても、期日が変わることはありません。
その原因が自分であるのなら、なおさらです。
自分に余裕がある人というのは、自分の計算通りに事を運ぶことができます。
デスクが汚く、いつも計算を間違ってしまう人は、当然余裕を持つことができません。
本人が不在の時に、誰も探せない
たいていの人が1人で仕事をしてるわけではなく、自分以外にも情報を共有しなくてはならない立場にあると思います。
汚いデスクでは自分以外の人はどこに何があるのかわかりません。
デスクが汚いと、自分が不在の時に他の人が必要な物を探し出すことができないのです。
こういう人がチームの中に1人いるだけで、チーム全体の効率が落ちてしまいます。
デスクが汚いだけで、会社の人との関係を悪くしてしまうかもしれないので注意しましょう。
デスクが不衛生になってしまう
汚いデスクで山積みになった書類にはホコリがたくさん溜まってしまいます。
デスクを整理することが無ければ、ホコリが視界に入ることもないので、見えないところにホコリは溜まる一方です。
こういう人のデスクには、たいてい食べかすやゴミも散乱しています。
このような不衛生な環境で仕事をしていると、体調を崩しやすくなってしまいます。
自分だけはなく、隣や向かいの人にまで迷惑をかけてしまうかもしれません。
体調を崩せば、仕事の効率も落ちてしまいますし、休んでしまえば、それだけ仕事が溜まってしまいます。
デスクを片付けることは、体調管理とも深く関係しているのです。
デスクを整理する方法
一旦、まとめてどこかに置く
段ボールや紙袋を用意して、今溜まっている書類や私物を全部まとめてください。
それだけで、デスクは片づいてしまいます。
しかし、これは応急処置です。
それでも、仕事の効率はかなり上がるのではないでしょうか？
もし、そのまとめた中に必要なものが出てきた場合は、そこから出して使います。
探す時間がかかると思われるかもしれませんが、今までも探す時間はかかっていたはずです。
これをしたことで何が起こるかというと、いらない物が明確になります。
一週間経って、一度も必要にならなかった書類やファイルは思い切って捨ててしまいましょう。
あなたのデスクを埋め尽くしていた物は、意外と必要のない物の山だったことに気付けるはずです。
この定期的なリセットを繰り返すことで、本当に必要な物が残っていきます。
デスクにある物をカテゴライズする
デスクが汚い人に多いのが、物を分類するのが苦手な人です。
右の書類の山は今進行中の仕事、左の書類の山はもう終わった仕事、というような大まかな分け方ではいけません。
自分が把握できるまで、細かく分けてください。
終わった仕事、今やっている仕事、ではなく、1つの仕事で一括りにします。
それが、大きなプロジェクトであれば、工程毎にまとめるのも良いでしょう。
細かく分類することで、今必要な物と必要でない物がわかりやすくなります。
また、人間は物を分類することで、情報を記憶しやすくなります。
どこに何があるのか覚えていられれば、物を探す時間もうんと短くなるはずです。
仕事ごとにまとめた資料をすぐに用意できることで、仕事がデキる人という印象もつくでしょう。
そして、この分類する方法は書類に限ったことではなく、筆記用具や私物でも同じです。
あらかじめ、どの場面で使うのか考えてまとめておけば、いざという時に探す必要がありませんし、必要がないと感じた物は、思い切って捨てることもできるます。
書類が山積みになってしまう人は、ぜひデスクにある物をカテゴライズしてみてください。
デスクにある物の定位置を決める
物の定位置を決めることは、片づけの王道のルールと言われています。
筆記用具は引き出しのここ、今進行中の仕事の書類はここ、というように場所を決めておけば探す必要が無くなります。
定位置を決め、一度きれいになったデスクはそう簡単に汚くなりません。
また、定位置を決めることでデスクの容量を正確に把握することができます。
書類をいつも同じ棚に戻すようにしていたら、棚の容量が残り少なくなった時に、気づくことができます。
コツは、置いておく物を全体の80％にいつもとどめておくことです。
どうせ、すぐに次の物は入ってきますから、その分をあらかじめ空けておきます。
新しい物が残りのスペースに入ってきたら、また20％は古い物から捨ててください。
これを繰り返す習慣をつければ、デスクが散らかることもなくなるはずです。
メモ帳を用意する
とっさに、何かメモを取らなくてはいけない時、デスクの上にある書類の裏にメモをとってしまう事はありませんか?
書類が山積みになっていれば、それだけ起こり得る出来事です。
すぐにメモができて便利なのですが、いざ、メモを見返したいときに必ず探します。
それは、書類の裏にメモしたことは覚えていても、どの書類の裏に書いたのか覚えていないからです。
書類は、内容に目を通さない限り、ほとんど同じに見えます。
運良くメモを見つけたとしても、書類を並び替えたことで、今度は他の物がどこにあるかわからなくなってしまいます。
こんな悩みを解決する簡単な方法は、メモ帳を用意することです。
このメモ帳は、できる限り、複数持たないようにしてください。
自分で、把握できるなら良いですが、たいてい複数のメモ帳は使わなくなります。
メモが必要な時には、どのメモ帳に書かなくてはいけないか悩んでいる時間はないからです。
仕事用とプライベート用に分けるくらいが調度良いと思います。
メモ帳を使う時のポイントは、
- 何かメモをする時には、必ず日付を書くこと
- 内容が変わるようなら、ページを変えること
- ページの1番上には、何についてのメモなのか書くこと
メモを探すのに、時間がかかるようでは、あまり意味がありません。
書き易く、探し易くしてください。
メモ帳を使う習慣をつければ、あなたのデスクにあった不要な書類もたまらなくなっていくはずです。
まとめ
いかがでしたか?
自分のパフォーマンスを最大限に発揮するために、デスクを綺麗に保つことがどれほど大事か、わかって頂けたと思います。
忙しいとなかなかデスクを綺麗に保つことができませんが、そんな時こそ、デスクの整理が必要です。
片付ける時間を作るのが難しい人は、『一旦、まとめてどこかに置く』から、始めてみてください。
改善方法を全部試していただければ、きっとあなたのデスクは片付きます。
今よりも、仕事の効率を上げることができるでしょう。